Privacyreglement

1 Inleiding

Fun4kids gaat zorgvuldig om met privacy gegevens van haar klanten en personeel. Hierbij wordt voldaan aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en gelden de volgende bepalingen:
 Alle persoonsgegevens worden in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
 Fun4kids heeft maatregelen genomen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, accuraat, toereikend, ter zaken dienend en niet bovenmatig zijn.
 Binnen Fun4kids is verwerking van persoonsgegevens toegestaan aan personen voor wie en voor zover dat met het oog op de uitoefening van hun functie nodig is.

Fun4kids heeft in het kader van de AVG de rol van verantwoordelijke en heeft een privacy aanspreekpunt ingesteld. De gegevens van Fun4kids en het Privacy aanspreekpunt zijn:

Fun4kids
T.a.v. Functionaris voor gegevensbescherming
Harmenkaag 4
1741 LA Schagen
Telefoon: 0224-299060
Email: financieel@kdvfun4kids.nl
KvK-nummer 61819026

Verwerking van persoonsgegevens binnen de kinderopvang vallen onder het vrijstellingsbesluit en hoeven niet gemeld te worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

2 Inhoudsopgave

1 Inleiding
2 Inhoudsopgave
3 Gegevens klanten
3.1 Doel gegevensverwerking
3.2 Gegevens die worden vastgelegd
4 Overige afspraken en richtlijnen
4.1 Gedragscode
4.2 Inzage, controle en wijziging van gegevens
4.3 Bewaren van gegevens en bewaartermijn
4.4 Beveiliging
4.5 Uitwisseling van gegevens met derden
4.6 Identificatie klant
4.7 Toegang van derden tot persoonsgegevens
4.8 Klachten

3 Gegevens klanten

3.1 Doel gegevensverwerking
Fun4kids verzamelt alleen gegevens van ouders en kinderen in het kader van de uitoefening van haar taken. Gegevens van klanten worden geregistreerd met als doel:
 het bijhouden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering en de uitvoering van de overeenkomst;
 het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind;
 het onderhouden van contacten met de ouders, voogden en verzorgers van de kinderen;
 het aanvragen van subsidie/toeslagen.

3.2 Gegevens die worden vastgelegd
Fun4kids legt de volgende gegevens vast, hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen gegevens die bij inschrijving worden vastgelegd en gegevens die worden vastgelegd als onderdeel van de opvang van de kinderen van de ouders.

Inschrijving
De volgende gegevens van klanten worden vastgelegd op basis van opgave door ouders. Deze gegevens worden vastgelegd ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst tussen klant en Fun4kids voor het opvangen (dagopvang, BSO) van de kinderen van betreffende klanten op één van de locaties van Fun4kids.
 Kind
o Naam
o Adresgegevens
o BSN kind
o Geboortedatum
o Nationaliteit
o Gegevens huisarts/tandarts
o Soort opvang
o Dagdelen waarop de opvang plaatsvindt of gewenst is
 Ouders
o Naam
o Adresgegevens
o Telefoon (vast, mobiel, werk en/of noodnummer)
o Email
o BSN ouders
o Geboortedatum ouders
o Nationaliteit ouders
o Relatie tot het kind
o Burgerlijke staat ouders
o Bankrekeningnummer ouders

Bij het bewaren van deze gegevens worden de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en aanbevolen bewaartermijnen door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in acht genomen.

Opvang
Papieren Kinddossier met hierin de volgende gegevens:
 Kindgegevensformulier
 Intakeformulier
 Verklaring buik-zij-ligging*
 Verklaring stamgroep verlaten*
 Overdrachtsformulier
 Observaties
 Afsprakenformulier BSO
 Stintverklaring*
 Medicijnverklaring*
 Actieplan anafylaxie*
 Verslag ouder gesprek*
 Kindverslag groepsoverleg
 Overzicht verslaglegging meldcode en bijbehorende verslagen*

Digitale Kinddossier met hierin de volgende gegevens:
 Observaties
 Overdachtsformulier
 Thema-planning

Gegevens worden vastgelegd door de pedagogisch medewerker. De met een sterretje gemarkeerde zaken worden (mede) door ouders aangegeven. Bij het bewaren van deze gegevens worden de wettelijke dan wel geadviseerde bewaartermijnen vanuit de AP in acht genomen.

4 Overige afspraken en richtlijnen

4.1 Gedragscode
Voor alle medewerkers van Fun4kids geldt dat zij zorgvuldig omgaan met de privacygevoelige gegevens van klanten en van collega’s. Dit betekent dat:
 privacy gevoelige onderwerpen met ouders worden besproken zonder aanwezigheid van andere ouders; Indien er tijdens het haal- of brengmoment gevoelige zaken met ouders besproken worden, gebeurt dit in een ruimte waar andere ouders het gesprek niet kunnen volgen;
 buiten de werkkring geen casus met naam en toenaam wordt besproken;
 in notulen gebruik wordt gemaakt van initialen als kinderen genoemd worden. De overdrachtsmap is voor intern gebruik, daarin kunnen namen volledig geschreven worden;
 schriftelijke gegevens zorgvuldig worden opgeborgen;
 schriftjes alleen voor de ouders van het kind zijn bedoeld. Andere ouders kunnen deze niet inzien;
 pedagogisch medewerkers van de BSO-ouders op de hoogte stellen van alles wat er is besproken met de leerkracht tijdens het halen van school;
 er niet tegen ouders in negatieve termen wordt gesproken over groepsgenoten van hun kind;
 collega’s niet over elkaar praten en dat er geen gegevens over medewerkers met elkaar worden uitgewisseld zonder medeweten van de betrokkene;
 er geen privégegevens van medewerkers aan ouders wordt verstrekt.

4.2 Inzage, controle en wijziging van gegevens.
Vanuit de AVG hebben de contractouders het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Het inzagerecht houdt in dat ouders een aanvraag kunnen indienen om inzicht te krijgen in welke gegevens Fun4kids over hen of hun kinderen verwerkt. Indien een dergelijke aanvraag bij Fun4kids binnen komt, zal Fun4kids de volgende informatie verschaffen aan de ouders:
 De doeleinden van de gegevensverwerking; waarvoor worden de persoonsgegevens ingezet door Fun4kids.
 De aard en de herkomst van de persoonsgegevens die verwerkt worden; dit kunnen bijvoorbeeld de gegevens zijn die ouders actief hebben verstrekt bij het inschrijven, of die Fun4kids heeft verzameld gedurende de opvangperiode.
 De ontvangers van de gegevens; dit zijn de derde partijen aan wie Fun4kids gegevens verschaft en die deze gegevens voor eigen doeleinden kunnen verwerken. Denk hierbij aan de Belastingdienst, bureau jeugdzorg, GGD of het consultatiebureau.

Daarnaast hebben klanten van Fun4kids het recht om gegevens te corrigeren en/of te verwijderen. Dit volgt na een inzageverzoek. Correctie of verwijdering mag de klant vragen indien de gegevens feitelijk onjuist zijn, niet nodig zijn om het doel te behalen, of als de gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Om te voldoen aan een dergelijk verzoek van de ouder, hoeft er niet per se sprake te zijn van een verwijtbare gedraging door Fun4kids. Feitelijke onjuistheid van gegevens hoeft tenslotte geen gevolg te zijn van het niet voldoen aan de zorgplicht door Fun4kids. Gegevens kunnen ook per ongeluk foutief zijn opgegeven of ingevoerd.
Bovengenoemde rechten zijn niet onbeperkt. Het is namelijk mogelijk dat Fun4kids een wettelijke bewaartermijn moet naleven van bijvoorbeeld de Belastingdienst. In dat geval is het voor Fun4kids wettelijk gezien niet toegestaan bepaalde gegevens te verwijderen, ook al verzoekt de klant hierom. Fun4kids zal dan aangeven dat zij enkel de gegevens kan verwijderen waar geen wettelijke bewaartermijn voor geldt, en dat de overige gegevens verwijderd zullen worden op het moment dat de wettelijke bewaartermijn is afgelopen. Fun4kids zal in alle andere gevallen de gegevens daadwerkelijk verwijderen of, indien verwijderen echt niet mogelijk is, anonimiseren.
Een verzoek van een klant wordt binnen vier weken beantwoord. Dit kan een bevestiging zijn dat het verzoek wordt nageleefd, of een weigering, die met redenen omkleed zal zijn.
Een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van gegevens kan worden ingediend bij de Klantenservice van Fun4kids.

4.3 Bewaren van gegevens en bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. De bewaartermijn voor een gegeven wordt enerzijds bepaald door wettelijke bewaartermijnen (aangeduid als minimaal, min) en anderzijds door aanbevolen bewaartermijnen door bijvoorbeeld de AP (aangeduid als maximaal, max). Fun4kids hanteert de volgende bewaartermijnen:

Gegevens kind

Soort gegevens Termijn Soort termijn Wettelijk
Naam 7 jaar min ja
Tussenvoegsel 7 jaar min ja
Voorletters 7 jaar min ja
Voornaam 7 jaar min ja
BSN 7 jaar min ja
Straatnaam 2 jaar max nee
Huisnummer 2 jaar max nee
Huisnummer toevoeging 2 jaar max nee
Postcode 2 jaar max nee
Plaats 2 jaar max nee
Geboortedatum 2 jaar max nee
Fotomateriaal Mijn Kind 1 jaar max nee
Gezondheidsgegevens 1 jaar max nee
Dagboekgegevens 1 jaar max nee
Contractgegevens 7 jaar min ja
Financiële transacties 7 jaar min ja
Kind dossier (papier op vestiging) niet bewaard na einde contract, tenzij er sprake is van een meldcode proces; dan maximaal 2 jaar max nee
Kind dossier (digitaal op vestiging) niet bewaard na einde contract, tenzij er sprake is van een meldcode proces; dan maximaal 2 jaar max: nee
Gegevens ouders
Soort gegevens Termijn Soort termijn Wettelijk
Naam 7 jaar min ja
Tussenvoegsel 7 jaar min ja
Voorletters 7 jaar min ja
Voornaam 7 jaar min ja
BSN 7 jaar min ja
Straatnaam 2 jaar max nee
Huisnummer 2 jaar max nee
Huisnummer toevoeging 2 jaar max nee
Postcode 2 jaar max nee
Plaats 2 jaar max nee
Geboortedatum 2 jaar max nee
Bankrekeningnummer 2 jaar max nee
E-mailadres 2 jaar max nee
Telefoonnummer 2 jaar max nee
Contractgegevens 7 jaar min ja
Financiële transacties 7 jaar min ja

 

4.4 Beveiliging
Gegevensverwerking gebeurt voornamelijk digitaal daar waar het gegevens met betrekking tot het contract tussen ouder(s) en Fun4kids geldt. Fun4kids heeft een beleid op het gebied van informatie beveiliging:
 In het verwerkingsregister is onder andere vastgelegd hoe de toegang tot informatie verkregen wordt en is vastgelegd welke functionaris binnen Fun4kids toegang heeft tot welke informatie.
 Schriftelijke documentatie met betrekking tot het kinddossier wordt opgeborgen in af te sluiten kasten.
 Digitale documentatie met betrekking tot het kinddossier is opgeslagen in een kind-volg-systeem. Dit systeem is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord zodat alleen de betreffende medewerkers hier toegang tot hebben.
 Computers op de vestiging zijn beveiligd met een wachtwoord; er is een aparte teamaccount met beperkte toegang, een account voor de vestigingsmanager en verschillende account voor de kantoormedewerkers. Elke medewerker heeft alleen toegang tot de gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden.

4.5 Uitwisseling van gegevens met derden
Fun4kids biedt een veilige en vertrouwde omgeving en vindt het belangrijk dat de ontwikkeling van kinderen gestimuleerd wordt. Het is hierbij belangrijk dat er regelmatig overleg en afstemming plaatsvindt met de ouders/verzorgers. Onderdeel van dit overleg is het uitwisselen van informatie. Fun4kids wisselt ten behoeve van de uitoefening van haar taken ook persoonsgegevens uit met derden (Belastingdienst, GGD, Bureau Jeugdzorg, Gemeente, scholen, etc). Hierbij gelden de volgende bepalingen conform de AVG:

 Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover hiervoor:
o een wettelijke grondslag aanwezig is (bijvoorbeeld in het kader van Toeslag kinderopvang);
o indien dat gelet op het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld is toegestaan en de betrokkene redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden;
o op grond van een dringende en gewichtige reden, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde(n) daardoor niet onevenredig geschaad wordt.

In alle andere gevallen worden gegevens alleen aan derden verstrekt indien de klant hiervoor ondubbelzinnig toestemming geeft.
Fun4kids wisselt in het kader van de uitvoering van het contract met de klant en de wettelijke verplichtingen die Fun4kids heeft met de volgende partijen gegevens uit over ouders en kind:

 Fun4kids geeft in het kader van de Toeslag kinderopvang gegevens van kinderen en ouders door aan de belastingdienst. Het betreft alleen die gegevens voor zover deze voor de belastingdienst noodzakelijk zijn (naam, adres, BSN kind en betalende ouder, genoten opvang).
 Fun4kids geeft in het kader van de controlerende taak van de GGD binnen de Wet Kinderopvang gegevens van het kind (naam, geboortedatum) door aan de GGD. Het betreft alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het bepalen van de begeleider/kind ratio.

In het belang van het kind kan het nodig zijn om informatie, naast ouders ook uit te wisselen met derden (bureau jeugdzorg, GGD, consultatiebureau, scholen, MEE, algemeen maatschappelijk werk enz.). De volgende informatie komt hiervoor in aanmerking:
Zorg om de omgeving van het kind
Zorg om het kind betreffende ontwikkeling
Fysieke verzorging
Intelligentieontwikkeling
Geestelijke verzorging
Ontwikkelingsgebieden als motoriek, taal/spraak etc.
Gedragsontwikkeling

Gegevensuitwisseling vindt alleen plaats nadat ouders hiervoor expliciet toestemming hebben gegeven.

De gegevens over het kind aangaande de ontwikkeling die binnen een normale ontwikkelingslijn vallen, worden niet met derden (bureau jeugdzorg, GGD, consultatiebureau, scholen, MEE, algemeen maatschappelijk werk enz.) gedeeld zolang dit niet in het belang van het kind is.
Ouders hebben te allen tijde recht op inzage in het dossier van hun kind. Daarnaast heeft Fun4kids de plicht om altijd met ouders in gesprek te gaan over eventuele zorgen rondom het kind. Wij zullen samen met de ouders kijken hoe onze zorgen kunnen worden weggenomen. Indien de zorgen dusdanig groot zijn en deze in gesprek met de ouders niet worden weggenomen, kunnen wij ons genoodzaakt zien een melding te doen bij Veilig Thuis. Wij zullen ouders hier vooraf van op de hoogte stellen. Wij doen in principe geen anonieme meldingen bij Veilig Thuis, tenzij de veiligheid van kinderen of medewerkers in het gedrang is.

4.6 Identificatie klant
Er zijn situaties denkbaar waarbij de pedagogisch medewerker niet kan vaststellen of de betrokken volwassene inderdaad bevoegd is om een kind op te halen van een vestiging. Te denken valt aan een situatie waarin de pedagogisch medewerker nog geen kennis heeft gemaakt met de betrokken ouder of degene die het kind ophaalt is nog nooit eerder op de vestiging geweest (opa, oma of oom, tante, buurvrouw). De pedagogisch medewerker heeft het recht de persoon te vragen zich te identificeren. Dit gebeurt nadat andere mogelijkheden zijn bekeken. Andere mogelijkheden zijn o.a. overleg met collega, telefonisch contact met ouders.
Vanuit de overheid dienen wij het BSN van klanten en kinderen te registreren. Tijdens het intake gesprek controleren pedagogisch medewerkers of vestigingsmanagers de bij ons geregistreerde nummers aan de hand van identiteitsbewijzen van de ouder(s) of de brief van de sociale verzekeringsbank waarin aan het kind het BSN nummer is verstrekt.

4.7 Toegang van derden tot persoonsgegevens
Binnen Fun4kids kunnen persoonsgegevens worden verstrekt ter uitvoering van toetsing en inspectie. Hierbij valt te denken aan de GGD inspecteur, de interne auditoren, de externe auditor(en) en de accountant. Met desbetreffende personen is een geheimhoudingsverklaring vastgelegd.

4.8 Klachten
Klachten over het niet juist uitvoeren van het privacy beleid kunnen via de reguliere klachtenprocedure van Fun4kids geuit worden. De klachtenprocedure is ten alle tijden telefonisch op te vragen of via info@kdvfun4kids.nl.